La régularisation des charges

Objectifs du chapitre — À la fin de ce chapitre, vous saurez :

• expliquer pourquoi les charges doivent être rattachées à leur exercice ;
• comptabiliser une charge constatée d'avance ;
• comptabiliser une charge à payer (facture non parvenue, personnel, intérêts, impôts), avec la TVA ;
• comptabiliser un avoir à recevoir d'un fournisseur ;
• passer les extournes et vérifier l'effet sur les deux exercices.

9.1 Le décalage entre la pièce et la consommation

Une charge est enregistrée quand arrive sa pièce (facture, avis de prélèvement). Or la date de la pièce ne coïncide pas toujours avec la période de consommation :

• certaines charges sont payées ou facturées d'avance : une assurance annuelle réglée en septembre couvre aussi les mois de janvier à août suivants ;
• d'autres ont été consommées sans être encore facturées : l'électricité de décembre, facturée en janvier ; les intérêts d'un emprunt qui courent depuis la dernière échéance.

Le principe de spécialisation des exercices impose que l'exercice N supporte exactement les charges consommées en N. Les régularisations corrigent les deux décalages : on retire de N ce qui concerne N+1, et on ajoute à N ce qui le concerne mais n'a pas encore été enregistré.

9.2 Les charges constatées d'avance

Définition — Charge constatée d'avance (CCA) : charge enregistrée au cours de l'exercice N mais qui correspond, en tout ou partie, à une consommation de l'exercice N+1.

On diminue la charge de la part de N+1, inscrite en actif de régularisation (l'entreprise a « payé pour du futur ») :

Compte débité	Compte crédité
3491 Charges constatées d'avance	Compte de charge concerné (6131, 6134, 6125…)

Le montant se calcule hors taxes (la TVA a déjà été récupérée) et au prorata de la période de N+1 :

$$\text{CCA} = \text{Charge HT} \times \frac{\text{nombre de mois de N+1}}{\text{nombre de mois couverts}}$$

Exemple — agence de voyages à Marrakech. Le 1ᵉʳ novembre N, l'agence paie 18 000 DH de loyer pour six mois (novembre N à avril N+1). Part de N+1 : $18\,000 \times 4/6 = 12\,000$ DH : D 3491 / C 6131 Locations et charges locatives 12 000. La charge de loyer de N n'est plus que de 6 000 DH (novembre et décembre).

Cas fréquent : les fournitures (papier, cartouches) achetées en N et enregistrées en 6125 Achats non stockés de matières et fournitures ; celles qui restent inutilisées au 31 décembre sont une charge constatée d'avance.

9.3 Les charges à payer

Définition — Charge à payer : charge qui concerne l'exercice N (le bien a été livré, le service rendu, le temps a couru) mais dont la pièce n'a pas encore été reçue ou qui n'a pas encore été enregistrée.

On ajoute la charge à N, en contrepartie d'une dette spécifique :

Charge à payer	Compte débité	Compte crédité
Facture fournisseur non parvenue	Charge HT (61..) + 3458 État – autres comptes débiteurs (TVA)	4417 Fournisseurs – factures non parvenues (TTC)
Congés payés acquis par les salariés	6171 Rémunérations du personnel	4437 Charges de personnel à payer
Charges sociales sur ces congés	6174 Charges sociales	4447 Charges sociales à payer
Impôts et taxes dus au titre de N	6167 Impôts, taxes et droits assimilés	4457 État – impôts et taxes à payer
Intérêts courus non échus d'un emprunt	6311 Intérêts des emprunts et dettes	4493 Intérêts courus et non échus à payer

Pour une facture non parvenue, la TVA n'est pas encore récupérable (il n'y a pas de facture) : on l'inscrit en 3458, compte d'attente ; elle passera en 34552 État – TVA récupérable sur les charges à la réception de la facture.

$$\text{Intérêts courus} = \text{Capital restant dû} \times \text{taux} \times \frac{\text{mois écoulés depuis la dernière échéance}}{12}$$

9.4 Les avoirs à recevoir

Un fournisseur annonce une ristourne de fin d'année sur les achats de N, mais l'avoir n'arrivera qu'en N+1. Cette réduction concerne les achats de N : on la constate en N.

Compte débité	Compte crédité
3417 Rabais, remises et ristournes à obtenir – avoirs non encore reçus (TTC)	6119 Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats de marchandises (HT)
	4458 État – autres comptes créditeurs (TVA)

La TVA est créditée en 4458 : à la réception de l'avoir, l'entreprise devra réduire la TVA qu'elle avait récupérée.

9.5 Les extournes

Au 1ᵉʳ janvier N+1, toutes ces écritures sont contre-passées (débit et crédit inversés). Ainsi :

• la charge constatée d'avance redevient une charge de N+1 ;
• quand la facture non parvenue arrive, on l'enregistre normalement (D 61.. et 34552 / C 4411) ; l'extourne ayant crédité 61.., N+1 ne supporte que l'écart entre la facture réelle et l'estimation.

Exemple. Électricité de décembre estimée à 2 000 DH HT : au 31/12/N, D 6125 2 000 et D 3458 400 / C 4417 2 400. Le 1ᵉʳ janvier N+1 : D 4417 2 400 / C 6125 2 000 et C 3458 400. Le 12 janvier, facture réelle de 2 100 DH HT : D 6125 2 100 et D 34552 420 / C 4411 2 520. Charge de N : 2 000 DH ; charge de N+1 liée à décembre : $2\,100 - 2\,000 = 100$ DH.

9.6 Méthode : régulariser une charge

1. Repérer la période couverte par la charge et la date de clôture.
2. Payée pour N+1 ? → CCA (actif 3491), on crédite la charge.
3. Consommée en N sans pièce ? → charge à payer (dette 44..), on débite la charge.
4. Calculer au prorata et en HT ; ajouter la TVA en 3458 pour une facture non parvenue.
5. Prévoir l'extourne au 1ᵉʳ janvier.

Les pièges à éviter

• Inverser CCA (on crédite la charge) et charge à payer (on débite la charge).
• Calculer une CCA sur le TTC : la TVA a déjà été récupérée.
• Mettre la TVA d'une facture non parvenue en 34552 : sans facture, elle va en 3458.
• Se tromper de période : les intérêts courus partent de la dernière échéance, pas du 1ᵉʳ janvier.
• Oublier l'extourne : la charge serait comptée deux fois en N+1.