Éditions : grand livre et balance
Introduction
Le principal intérêt d'un logiciel comptable est de produire automatiquement les documents comptables à partir des écritures saisies.
I. Les journaux
État → Journaux : liste chronologique des écritures d'un journal (achats, ventes, banque…) pour une période, avec les totaux débit et crédit. Le journal général (ou centralisateur) récapitule les totaux de tous les journaux.
II. Le grand livre
État → Grand livre : il présente, compte par compte, toutes les écritures qui ont mouvementé chaque compte, avec les totaux et le solde.
| Date | Journal | Pièce | Libellé | Débit | Crédit | Solde |
|---|
On distingue :
- le grand livre général (comptes généraux) ;
- le grand livre des tiers (détail par client et par fournisseur).
Il permet de vérifier et d'analyser les mouvements d'un compte.
III. La balance
État → Balance : tableau récapitulatif de tous les comptes avec leurs totaux et leurs soldes.
| N° compte | Intitulé | Total débit | Total crédit | Solde débiteur | Solde créditeur |
|---|
Contrôles :
$$\sum \text{débits} = \sum \text{crédits} \qquad \sum \text{soldes débiteurs} = \sum \text{soldes créditeurs}$$
Types : balance générale, balance des tiers (clients, fournisseurs), balance âgée (créances classées selon leur ancienneté).
IV. Les états de synthèse
À partir de la balance après inventaire, le logiciel produit le bilan, le CPC et l'ESG selon le modèle du CGNC.
V. Les options d'édition
Pour chaque état, on choisit : la période (du… au…), les comptes (de… à…), le format (détaillé ou résumé), la sortie (aperçu à l'écran, imprimante, fichier PDF ou tableur).
VI. La clôture
- Clôture mensuelle : elle verrouille les écritures d'une période ;
- Clôture de l'exercice : après les travaux d'inventaire, elle solde les comptes de gestion, génère les à-nouveaux (journal AN) de l'exercice suivant et interdit toute modification de l'exercice clôturé.
Exercice 1 — Lire une balance (données fictives)
| Compte | Total débit | Total crédit |
|---|---|---|
| 3421 Clients | 180 000 | 132 000 |
| 4411 Fournisseurs | 90 000 | 126 000 |
| 5141 Banques | 210 000 | 150 000 |
| 6111 Achats de marchandises | 105 000 | 0 |
| 7111 Ventes de marchandises | 0 | 177 000 |
Calculez le solde de chaque compte et vérifiez l'égalité des soldes.
Voir le corrigé
| Compte | Solde débiteur | Solde créditeur |
|---|---|---|
| 3421 | 48 000 | |
| 4411 | 36 000 | |
| 5141 | 60 000 | |
| 6111 | 105 000 | |
| 7111 | 177 000 | |
| Total | 213 000 | 213 000 |
Totaux des mouvements : débit $= 585\,000$ ; crédit $= 585\,000$. Les égalités sont vérifiées.
Exercice 2 — Quel document ?
Quel état consulter pour : a) voir toutes les opérations du compte Banque en mars ; b) vérifier l'équilibre de la comptabilité ; c) connaître les factures d'un client non payées depuis plus de 90 jours ; d) voir toutes les ventes du mois dans l'ordre chronologique ?
Voir le corrigé
a) Grand livre (compte 5141) ; b) Balance générale ; c) Balance âgée des clients ; d) Journal des ventes.
L'essentiel — Éditions
- Journaux : écritures par ordre chronologique ; journal centralisateur.
- Grand livre : toutes les écritures compte par compte, avec soldes (général et tiers).
- Balance : totaux et soldes de tous les comptes ; contrôles : Σ débits = Σ crédits ; Σ soldes débiteurs = Σ soldes créditeurs ; balance âgée.
- États de synthèse : bilan, CPC, ESG.
- Options : période, comptes, format, sortie (écran, imprimante, PDF).
- Clôture mensuelle et annuelle (à-nouveaux).